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Zeitmanagement auf dem PC: Programme für effizienteres Arbeiten

Anke Anlauf

Anke Anlauf

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Da Stichwort Prokrastination geistert zunehmend oft durch den modernen Arbeitsalltag. Bezeichnet wird damit das Verschieben von unangenehmen Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt. Aufgrund der Vielzahl an Dingen, die man heutzutage im Arbeitsalltag zu erledigen hat, bleiben jedoch häufig Aufgaben liegen – nicht nur unangenehme. Die Übersicht über anstehende Erledigungen behält man mit einem guten Zeit-Management, für dessen Unterstützung es zahlreiche Software-Angebote gibt: virtuelle Sekretäre, Add-Ins für Outlook oder penible Beobachter des eigenen Verhaltens am PC.

Sekretär für kostenloses Zeitmanagement
Eine einfache und praktische Hilfe für die tägliche Terminplanung bietet Task Coach. Der kostenlose Arbeitsplaner verwaltet Aufgaben und Termine und bringt eine detaillierte Übersicht über den Arbeitsaufwand auf den Desktop.

Für jede neue Aufgabe definiert der Nutzer von Task Coach Titel, Beschreibung, Start- und Enddatum. Optional gibt man eine Reihe weiterer Informationen wie Fristen, Budgets oder Stundensätze ein. Einmal gesetzte Prioritäten einer Aufgabe erhöht oder stuft man jederzeit herunter. Eine Listen- oder Baumdarstellung erleichtert die Übersicht über die zu erledigenden Arbeiten. Ohne Probleme integriert die Freeware auch E-Mails aus Microsoft Outlook und Thunderbird oder versendet elektronische Aufgaben als Nachrichten.

Aufgabenmanager für Outlook
Ein weiteres Konzept für effiziente PC-Arbeit kommt mit Getting Things Done auf den PC. Nach dem Bestseller von US-Autor David Allen rüstet das Outlook-Add-In Microsofts E-Mail-Programm mit zahlreichen Helfern dieses populären Aufgabenmanagement-Systems aus.

Vereinfacht gesagt steht Getting Things Done (GTD) für eine schnelle, allumfassende Arbeitsorganisation. Alle Ideen, Projekte, Aufgaben und Termine muss man dem GTD-Gedanken nach aufschreiben oder direkt abarbeiten, um den Kopf für das Wesentliche frei zu halten. Genau dafür sorgt die Outlook-Erweiterung desselben Namens: Analog zu den im Buch beschriebenen Konzepten reichert die Software das E-Mail-Programm mit einer eigenen Symbolleiste und zahlreichen verknüpften Funktionen an.

Getting Things Done fügt Ordner für so genannte Zwei-Minuten-Aktionen, Projekte und langfristige Ideen in Outlook ein und legt spezielle Aufgaben-Kategorien an. Über die Schaltflächen der neuen Symbolleiste wandelt man E-Mails in Outlook-Aufgaben um, delegiert Nachrichten, unterdrückt E-Mails oder legt komplette Nachrichtenverläufe ungesehen ab.

Zeiterfassung für Computer-Anwendungen
Wie viel Zeit man mit einer bestimmten PC-Tätigkeit verbringt, erfasst die Software ManicTime. Die Freeware hält die Verwendungsdauer jeder aufgerufenen Anwendung fest. Auf einer horizontalen Zeitleiste im Programmfenster zeigt ManicTime den Verlauf der aufgerufenen Programme an und stellt eine Hitliste mit den am meisten genutzten Anwendungen zusammen. Am Ende des Tages speichert die Software das Arbeitsprotokoll auf der Festplatte.

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