Gmail ist seit 2012 der populärste Mail-Dienst weltweit. Mehr als 10 Gigabyte kostenloser Speicherplatz, nahtlose Anbindung an andere Google-Dienste und mobile Apps sorgen für Komfort. Vor einem verstopften Postfach ist aber auch Gmail nicht gefeit. Doch kaum ein E-Mail-Anbieter hat so viele Möglichkeiten für intelligentes E-Mail-Management. Wir stellen einige Tipps vor.
Gmail: Arten des Posteingangs
Viele von uns bekommen inzwischen so viele Mails, dass wir nur noch ein Bruchteil davon überhaupt öffnen. Damit man nichts Wichtiges verpasst, sortiert Gmail den Posteingang auf Wunsch nach vier Arten. Die Einstellung erreicht man über Pop-Ups.
Klassisch: Die Standardansicht listet alle Mails chronologisch auf. Die neuesten Nachrichten erscheinen oben.
Wichtige zuerst: Auf Grundlage des Adressbuchs und häufig genutzten Kontakten sortiert Google alle Mails nach Wichtigkeit.
Ungelesene zuerst: Wie die Sortierung Klassisch, gelesene Nachrichten werden jedoch ausgeblendet.
Markierte zuerst: Gmail zeigt nur alle vorher per Klick auf das Sternchensymbol markierte E-Mails an.
Sortierter Eingang: Eine gemeinsame Ansicht aller wie oben beschriebenen wichtigen, ungelesenen und markierten Nachrichten.
Gmail Labs
Google testet unter dem Namen Gmail Labs andauernd neue Funktionen. Diese muss man jedoch manuell aktivieren. Gmail Labs findet man etwas versteckt über das Steuerrad rechts oben / Einstellungen / Labs.
Praktisch für mehr Effizient sind folgende Labs-Funktionen:
Gespeicherte Antworten: Häufig versandte Standardnachrichten als Vorlage speichern und über eine Extra-Schaltfläche später schnell einfügen und senden. Dies macht etwa Sinn für Kündigungen und Wegbeschreibungen, für Liebesmails und Urlaubsgrüße eher nicht.
Kurzer Blick auf Nachricht: Ein Rechtsklick im Posteingang zeigt eine Vorschau der E-Mail an.
Schaltfläche “Als gelesen markieren”: Die sonst unter “Weitere Aktionen” versteckte Funktion bekommt einen eigenen Knopf.
Senden im Hintergrund: Man kann Gmail weiter nutzen, bevor eine Nachricht versandt ist. Dies spart Zeit und ist besonders bei langsamen Verbindungen praktisch.
Versand rückgängig machen: Vor dem endgültigen Versand wartet Gmail einige Sekunden. In dieser Zeit kann man die Nachricht zurückholen.
Automatisch Fortfahren: Nach dem Löschen, Archivieren oder Ignorieren einer Nachricht lädt Gmail automatisch die nächste Mail.
Zusätzliche Posteingänge: Ergänzt die vier Standard-Eingänge beliebig durch Filter, Labels, Entwürfe oder konkrete Suchen für beispielsweise einen Extra-Posteingang für Freunde und Familie.
SmartLabels: Mit Hilfe von Filtern kategorisiert Gmail automatisch eingehende Nachrichten. Per Masuklick hat man später schnellen Zugriff auf die automatisch erzeugten Listen.
Versand in die Zukunft: Werkzeuge zur Wiedervorlage
Ein aufgeräumter Posteingang ist am besten Leer! In der Praxis sieht es meist anders aus. Doch Sie müssen dafür nicht immer alles sofort beantworten oder mit Filtern oder Markierungen verschieben. Lassen Sie sich besser die E-Mail mit einem der folgenden Helfer später noch einmal vorlegen.
Boomerang for Gmail
Boomerang for Gmail nutzt man als Browser-Add-On für Mozilla Firefox oder Google Chrome. Die App klinkt sich in Gmail ein und wird beim Schreiben einer neuen Nachricht oder beim Antworten aktiv. Zur Auswahl stehen Wiedervorlage in der Zukunft und der zeitverzögerte Versand.
Die Funktion “Only if nobody responds” ist besonders praktisch zur Wiedervorlage bei ausbleibenden Antworten. Oft hakt man bei bestimmten Kontakten nocheinmal nach, wenn die Antwort ausbleibt oder nicht rechtzeitig erfolgt. Wenn der Kontakt jedoch antwortet, erübrigt sich die Wiedervorlage zur Erinnerung.
FollowUp.CC
Der Dienst arbeitet ähnlich wie Boomerang, kommt aber ohne Software aus. Beim Versand einer Mail gibt man zusätzlich eine mit Datum versehene Adresse bei FollowUp.CC an. Die E-Mail wird zu diesem Termin automatisch erneut zugestellt.
12hours@followup.cc
apr21@followup.cc
sunday@followup.cc
9am@followup.cc
Nachteil: Die kostenlose Version von FollowUp.CC ermöglicht nur zwanzig Erinnerungen pro Monat. Als Ergänzung zu Boomerang für Unterwegs ist der Dienst aber sehr interessant.
The Email Game
Ordnung muss sein, ist aber selten Spaß und wird als Arbeit empfunden. The Email Game macht deshalb ein Spiel daraus. Der Dienst importiert für eine Spielrunde 30 E-Mails, die man bei tickender Uhr abarbeiten muss. Zur Auswahl stehen Löschen, Antworten, Archivieren oder Verschieben in einen Ordner. Auch die Wiedervorlage in der Zukunft ist möglich. Pro absolvierter E-Mail gibt es dreißig Sekunden gutgeschrieben. Läuft die Zeit ab, hat man verloren.
Via OnSofware PL
